🗑️Comment bien rater ses communications écrites (2/2)

Quand on communique par écrit en entreprise, on a 2 possibilités : faire un Power Point ou écrire un courriel. Dans les 2 cas, c’est raté. Voici pourquoi.

Dans cette rubrique, je fais état d'échecs cuisants et récurrents permettant de bien rater sa transformation organisationnelle ou du moins la rendre laborieuse et pénible pour tous. Heureusement on y fait des apprentissages pour faire mieux.

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Dans mon dernier article, j’ai expliqué comment rater totalement son coup en écrivant un courriel long pénible. Pour le lire, c’est par ici. Maintenant, vous devez savoir une chose : c’est encore plus facile d’échouer lamentablement avec un Power Point.

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C’est ce qu’a fait Michel la semaine passée. Il a voulu présenter le plan de transformation de son secteur et il s’est complètement planté. Les gens ne l’ont pas écouté et ils n’ont absolument rien compris. Du coup, c’est mal parti pour la transformation du secteur des ventes. Mais qu’a-t-il donc fait alors pour rater son coup à ce point ?

Les 3 erreurs de Michel

Premièrement, il a pris son Power Point pour son discours.

La meilleure façon pour noyer son audience, c’est de tout mettre dans ses slides. Et c’est ce qu’il a fait, il ne voulait rien oublier, alors il a tout mis. Et son audience s’est littéralement noyée dans un tas d’informations inutiles.

Ensuite, il a fait compliqué.

Personne ne retient une information compliquée.

Ça il ne l’avait pas vu venir. Une transformation, c’est forcément un peu compliqué. Alors, il a fait des schémas et des tableaux pour expliquer tout cela. Mais au final, il s’est tiré une balle dans le pied. Les gens n’ont rien compris.

Enfin, il a oublié de dire pourquoi il communiquait.

Mais au fait Michel, tu voulais nous dire quoi au juste ? C’était quoi ton intention ?

Une fois sa présentation terminée, il n’a pas expliqué quel était l’objectif de sa présentation ni même ce qu’il attendait des gens. Chacun est reparti dans son bureau sans savoir quoi faire de cette information.

Mais qu’aurait-il dû faire ?

Il aurait dû répondre à 3 questions essentielles.

Dans quel état d’esprit est son audience ?

Si on ne sait pas à qui on s’adresse, on ne peut pas savoir comment lui parler et encore moins le convaincre. Michel aurait se demander qui est son public mais surtout s’il sera réceptif. Dans quel état d’esprit sera-t-il ? Est-ce qu’il sera à l’écoute ou trop occupé par ses propres priorités ? Quel rôle joue-t-il en regard de l’objectif que l’on souhaite atteindre ?

Y répondre, c’est structurer un discours adapté et favoriser l’attention. Il vaut mieux penser à son audience avant son message.

Qu’est ce qu’il voulait que les gens retiennent ?

On ne retient que 20% de ce que l’on nous dit. Alors, il faut se concentrer sur l’essentiel et choisir ses messages avec précision. Michel aurait dû bâtir sa présentation autour de son message essentiel et le simplifier pour s’assurer qu’il est compris par tous.

Qu’est-ce qu’il attendait de son audience ?

Dans le fond, pourquoi Michel voulait présenter sa transformation à toutes ces personnes ? En quoi cela les concerne ? Que devraient-ils faire de cette information ?

Michel aurait dû clarifier dès le début pourquoi il s’adressait à eux et énoncer clairement ces attentes. Attendre que les personnes comprennent le message caché de vos slides n’est pas la meilleure stratégie pour susciter l’action.

Pour conclure

Avant de construire ses slides et copier coller tous ses schémas, Michel aurait dû penser à la structure de son discours, à ses messages clés et se demander ce qu’il attendait des gens. Il aurait moins manqué son coup.

J’ai développé une formation sur le sujet. Pour jeter un œil, c’est par là.

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Merci pour votre lecture.

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