🗑️ Comment bien rater ses communications écrites (1/2)
Quand on communique par écrit en entreprise, on a 2 possibilités : faire un Power Point ou écrire un courriel. Dans les 2 cas, c’est raté. Voici pourquoi.
Dans cette rubrique, je fais état d'échecs cuisants et récurrents permettant de bien rater sa transformation organisationnelle ou du moins la rendre laborieuse et pénible pour tous. Heureusement on y fait des apprentissages pour faire mieux.
Dans cet article, je vais me concentrer sur le courriel raté, sinon cela va être trop long. Je ferais une suite exclusivement dédiée à ce formidable outil qu’est Power Point.
Alors voilà, Michel a complétement raté son coup en écrivant un courriel long et pénible. Ses lecteurs n’ont absolument rien compris.
Michel voulait que les gens utilisent son nouvel outil. Évidemment, cela ne s’est pas produit. Mais qu’a fait Michel pour échouer aussi lamentablement ?
Il a écrit un pavé.
Il a donné beaucoup trop d’informations.
Il n’a pas fait de mise en contexte.
Il a oublié de dire aux gens ce qu’il attendait d’eux.
Pour plus de détails, c’est pas là 👇
Personne ne lit un pavé.
On veut toujours dire trop de trucs, c’est systématique. On déverse notre pensée tel quel dans un courriel, avec des tas de phrases, moultes tirets, des listes de listes, des soulignés surlignés, et au final c’est plus que pénible.
D’abord, on commence par ne pas mettre en contexte notre lecteur et du coup il ne sait pas de quoi on parle ni pourquoi. Il ne se sent absolument pas concerné, il lit en diagonal un gros pâté de texte infernal, et au bout du compte, soit il oublie notre courriel, soit il n’a rien compris.
Voici un bel exemple texte qui sera lu, au mieux, en diagonal et où franchement, il y a beaucoup trop d’information qui est tout en tas et qui forme un gros pavé avec des phrases longues et pénibles, sans compter les virgules à n’en plus finir ni les mots compliqués qu’on ne sait plus très bien ce que cela veut dire. Faire plusieurs gros paragraphes n’aide pas non plus à comprendre facilement le message, au contraire cela noie le poisson solide et au final on n’a aucune idée de ce que l’on a lu. Je peux bien essayer d’ajouter du gras sur tous les mots, cela ne va faire qu’empirer les choses et l’œil va complétement se perdre dans le texte sans rien voir vraiment. Ajouter en plus du souligné ou de l’italique ajoute à la confusion et à l’agitation du cerveau qui essaie tant bien que mal de comprendre ce que la personne essaie de dire ostie. D’ailleurs, je n’ai pas l’option souligné dans mon outil de blog. Cela veut bien dire que ce n’est pas une bonne idée. Au final, votre lecteur va lire uniquement le début des paragraphes, à la rigueur le dernier mais surtout la dernière phrase. Si elle n’a aucun intérêt, vous avez tout perdu, votre temps et celui de votre lecteur. Il vaut mieux terminer en beauté. Il faut arriver en prince et finir en roi, ce n’est pas moi qui le dit, c’est ce que disent les rédacteurs en persuasion.
Bravo si vous avez lu ce paragraphe de la mort.
Alors il faut faire quoi ?
Il faut appuyer sur entrée.
“Peser sur le piton”, comme on dit icitte.
Et il faut dire l’essentiel.
Grosse révélation.
Il faut se concentrer sur un seul message.
Votre message essentiel, c’est ce pourquoi vous écrivez.
Expliquez en quoi votre lecteur est concerné par ce que vous dites.
Soyez clairs et brefs.
Supprimez toute information non essentielle.
Mais d’abord, il faut accrocher son audience.
C’est comme lorsqu’on lit des articles. On voit un titre, ça nous titille, on veut en savoir plus. Ensuite on lit ce qu’on appelle le chapeau qui est un paragraphe qui résume tout. Il répond à ce bon vieux 5W + H : who, what, when, where, why, how. Là, on sait déjà tout ce que l'on veut savoir. Si cela ne nous suffit pas, on peut lire le détail dans l’article.
Dans votre courriel, vous pourriez vous arrêter là et mettre votre détail dans une pièce jointe. Parce que surtout, vous devez vous concentrer sur votre message essentiel.
N’oubliez pas de mettre les gens en contexte
Il n’y a rien de pire que de lire un message sans avoir aucune idée de quoi on parle. En tout cas c’est une excellente technique pour ne pas être lu.
Si vous avez utilisé les 5W + H, vous ne devriez pas être si mal.
Sinon, situez votre message dans un contexte ou un plan d’action.
À quelle étape sommes-nous ?
Que s’est-il passé avant ?
Que se passe-t-il après ?
C’est plus facile de comprendre un message lorsqu’il est mis en contexte.
C’est plus facile de se mettre en action quand on se situe dans une séquence.
Pour finir, faites un appel à l’action.
Si vous attendez que votre lecteur devine le message caché de votre courriel, vous n’êtes pas sorti de l’auberge.
Après votre message essentiel, c’est une bonne idée d’embrayer assez vite sur ce que vous voulez qu’il retienne ou fasse. Si vous ne le dites pas, il ne le saura pas. Si vous attendez des actions, il faut les énoncer clairement.
Votre responsabilité, c’est de faire en sorte que votre lecteur sache quoi faire après avoir lu votre courriel.
Facilitez la vie de votre lecteur en lui disant quoi faire, quand et comment.
Maintenant, relisez-vous.
Êtes-vous sûr que c’est clair pour votre lecteur ?
Anticipez les questions et répondez-y
Demandez-vous ce que les gens vont se dire à la lecture de votre courriel.
Ont-ils toutes les informations nécessaires ?
Où retrouvent-ils l’information ?
À qui s’adressent-ils s’ils ont besoin de parler à quelqu’un ?
Économisez vos réponses en anticipant les questions.
Le bonus pour la route
Appuyer sur entrée, c’est déjà pas mal.
Mais faites mieux en écrivant des textes courts, simples et aérés.
Bon, je conclue.
Pour finir, voici un résumé de comment vous pouvez structurer votre courriel et rendre service à votre lecteur.
L’objet, c’est votre accroche.
Faites-en sorte que votre lecteur aie envie de vous lire.
Utilisez les 5W + H pour que le lecteur comprenne tout de suite de quoi vous parlez.
Concentrez-vous sur votre message essentiel et surtout, n’écrivez pas de pavé, c’est interdit.
Finissez par un appel à l’action si vous avez l’intention qu’il se passe quelque chose après.
Allez, au boulot.
Merci pour votre lecture.
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