📦 Gestion du changement : par où commencer ?
"Nous démarrons un projet qui va impacter plusieurs parties prenantes. J’aimerais faire de la gestion du changement mais je ne sais pas par où commencer. Quelle est la première étape ?"
Chaque mois, je répond à une question posée par mes clients. J’écris un article, je fais un dessin ou je construis un outil. Thèmes abordés : stratégie d’entreprise, plan stratégique, transformation organisationnelle, gestion du changement, leadership, responsabilité d’entreprise.
Ne laisser personne au bord chemin
Ce qui est important lorsqu’on veut amener des changements dans notre entreprise, c’est de ne laisser personne au bord du chemin. Il faut éviter de fabriquer des “résistants” au changement. Et c’est ce qui arrive quand on oublie d’impliquer des personnes clés ou lorsqu’on ne communique pas au bon moment.
Aussi, la meilleure façon d’avoir des changements qui font du sens, c’est de les penser de manière collective et de considérer les points de vue de toutes les parties prenantes. Leurs perspectives sont un intrant précieux pour améliorer et consolider le projet.
La première étape, c’est d’identifier les parties prenantes, c’est à dire ceux qui sont concernés par le changement.
Pour cela, il faut ouvrir le dialogue.
C’est un exercice qui peut être difficile, surtout si on fait partie d’une grande entreprise où il y a beaucoup de parties prenantes différentes.
C’est aussi un exercice qu’on veut en général éviter. On a peur d’impliquer trop de monde, d’initier trop de discussions et de faire trop de compromis.
Pourtant, ouvrir le dialogue va vous faire gagner du temps.
Ouvrir le dialogue
Ouvrir le dialogue à travers son organisation va permettre de vérifier 2 choses :
Qui est possiblement touché par le changement
Qui devrait être impliqué
Mais comment faire ?
De mon côté, j’utilise une cartographie simplifiée des parties prenantes.
Voilà comment je procède :
Je prends l’organigramme de l’entreprise et je me demande pour chaque secteur :
Qu’est-ce qui est attendu d’eux ?
Qu’est-ce qui pourrait changer pour eux ?
Pour commencer, je reste simple.
Je ne cherche pas encore si le projet présente des avantages ou des inconvénients pour eux. Car en général, le changement est une esquisse, on est encore dans une étape d’hypothèse. Les bénéfices ne sont pas clairs et les freins pourraient être amenés à changer.
Pour répondre à ces questions, je parle d’abord avec l’équipe projet.
Ensuite, je cogne aux portes.
Et je pose mes questions simplement.
Voici le projet sur lequel je travaille. En avez-vous entendu parler ?
Pensez-vous que votre secteur a un rôle à jouer ? (=ce qui est attendu d’eux)
Voyez-vous des changements venir pour vous ? (=impacts)
Je rempli ma grille au fur et à mesure. J’ajoute le niveau d’enjeu avec un code couleur selon ma perception. Elle me sert ensuite pour toutes mes conversations avec l’équipe projet, le responsable et la gouvernance. Mes notes me servent d’éléments concrets pour soutenir mes points.
J’ajoute ensuite une colonne : “geste à poser”.
C’est la liste des actions que l’équipe projet et les leaders doivent réaliser pour soutenir la partie prenante concernée. Cela peut être une action pour l’accompagner ou une action pour répondre à son enjeu. Remplir cette colonne est un travail d’équipe et devient ensuite le plan de gestion du changement.
Oubliez vos peurs
“Mais on ne peut pas demander l’avis de tout le monde tout le temps, sinon ce serait le chaos !”
Bien au contraire, cette démarche est un succès systématique.
Voici pourquoi :
1- Les gens se retirent d’eux-mêmes.
Lorsque je fais cette démarche, la plupart des gens se retirent d’eux-mêmes. Ils ne souhaitent pas être impliqués s’ils considèrent que cela ne les concernent pas. Tout le monde a des agendas bien chargés et personne ne s’ajoutera des tâches ou des réunions supplémentaires si cela n’est pas pertinent.
2- Ils sont contents d’être considérés.
Cogner aux portes et poser des questions démontrent de l’intérêt que le projet a pour eux. Personne ne refuse cette première conversation et au contraire, les gens sont bien contents d’avoir été interpellés. S’ils ne voient pas leur contribution maintenant, peut-être la verront-elle plus tard. Dans ce cas, ils sauront qui contacter. Et de mon côté, si j’ai besoin d’eux, ils seront ouverts et disponibles.
3- On évite une “résistance” éventuelle.
Initier les conversations évite des éventuels mécontentements qui pourraient surgir plus tard et freiner le projet. Personne ne pourra dire : « Comment se fait-il que j’apprenne cela maintenant ? »
En revanche, cette démarche demande une discipline : garder le contact avec les personnes interpellées. Parler une fois avec quelqu’un, puis plus jamais, n’est pas mieux que de ne pas lui parler du tout. Mais cela peut être très simple : un courriel de temps en temps, des appels de 15 mn, des messages sur Teams. L’objectif est de confirmer les contributions de chacun et de maintenir le dialogue ouvert.
La force de la démarche
Ouvrir le dialogue permet :
D’identifier les acteurs qui doivent être impliqués dans le projet dès le début et d’être sûr qu’on n’oublie personne en chemin
De maintenir le dialogue avec ceux qui sont plus éloignés du projet mais qui pourraient avoir une contribution plus tard
D’avoir une vue globale des parties prenantes et éviter les angles morts ou les “résistances”
À vous de jouer.
Merci pour votre lecture.
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